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CBC/Radio-Canada
Toronto, ON

Administrative Assistant Programming (English Services) - TOR05683

Administrative Assistant, Programming (English Services) - TOR05683

 

What it’s like working at CBC/Radio-Canada

Whether on-air or behind the scenes, here you join a team that thrives on making the connections and telling the stories that are important to Canadians. So, if you’ve got the ability to keep up with the pace of our ever-changing industry, the passion to make the next great idea even better and the drive to make things happen, this is the place for you.

 

Reporting jointly to the Senior Director, Finance and Senior Director, Acquisitions in the Programming Department, you will plan, organize, coordinate and control all administrative procedures, activities and documentation for the office of these two Senior Directors.

 

Responsibilities include:

  • Organizing day-to-day operations of both Senior Directors, establishing priorities, managing their schedules, and ensuring timely responses are given to inquiries;
  • Booking meetings, facilities, special events, managing and coordinating their travel, festival, conference and panel participation/attendance;
  • Providing all manner of administrative and clerical support;
  • Ensuring continuity in the effective operations of both offices, coordinating activities of individuals within the unit and division;
  • Establishing and maintaining effective and good working relationships with other CBC departments, and other related external contacts including Distributors;
  • Coordinating sensitive and confidential information across various departments;
  • Organizing, coordinating and attending meetings, briefing sessions and other appointments and ensuring preparation and distribution of related agendas, documentation, minutes and follow up material;
  • Ensuring completion, preparation and distribution of reports, executive briefing documents and other material of a non-routine nature involving very detailed or complicated layout or set-up;
  • Assisting Senior Directors in the management of ongoing projects:  design of project, compilation of data, developing and creating appropriate statistical tables, manipulating data and designing charts, graphs and tables for presentation;
  • Preparing various specialized ad-hoc memos, letters and reports involving research, collection and compilation of documents;
  • Producing reports, statements and documents involving varied, detailed and/or complicated layouts from handwritten drafts or verbal instructions;
  • Assisting with maintaining and updating confidential departmental records and databases;
  • Creating and maintaining digital filing systems.

 

You possess:

  • Post-secondary education is required;
  • At least two to five years experience performing similar administrative or coordination duties;
  • Mastery of Gmail and all platforms associated therein is required;
  • Excellent computer skills in all Microsoft Office applications, mainly Word, Excel and PowerPoint;
  • Ability to manage financial tracking and reporting and assist in administration of Management projects;
  • Ability to format reports and manipulate data;
  • Excellent organizational and communication skills;
  • Strong interpersonal skills;
  • Ability to work effectively as part of a team;
  • Ability to work independently and take initiative;
  • Ability to manage multiple priorities in an efficient manner;
  • Discretion, diplomacy and tact in communications with staff and/or managers at all levels of the organization;
  • Bilingualism is an asset (English and French);
  • A strong interest in content, programming trends and strategies is an asset.

Candidates may be subject to skills and knowledge testing.

 

CBC/Radio-Canada is committed to reflecting our country’s diversity.

 

In becoming the leader in expressing Canadian culture and enriching democratic life, we need to be as diverse in every way as the country we serve, both within our workforce and on air. As an employer, we value equal opportunity and nurture an inclusive workplace where our individual differences are not only recognized and valued, but also extend to and pervade all the services we provide as Canada's public broadcaster.

 

For more information, visit the Talent and Diversity section of our corporate website.

 

If this sounds interesting, please apply online! We thank all applicants for their interest, but only candidates selected for an interview will be contacted.

 

Please apply online at: https://rita.illicohodes.com/go/58a4c374d483f72a90daf98e/51fc022158b70066fae49ff7/en

 

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Adjoint administratif, Programmation (Services anglais) - TOR05683

 

 

Travailler à CBC/Radio-Canada

Que ce soit pour travailler en ondes ou en coulisse, vous pourriez faire partie d’un groupe dynamique, qui réussit à créer des liens et à présenter des sujets qui passionnent les Canadiens. Alors si vous avez la capacité d’évoluer dans une industrie en pleine transformation, la passion nécessaire pour que la prochaine grande idée soit encore meilleure et la volonté de réaliser de grandes choses, ce poste est pour vous!

 

Travaillant sous la direction conjointe du premier directeur, Finances, et du premier directeur, Acquisitions, du Service de la programmation, vous planifierez, organiserez, coordonnerez et contrôlerez toutes les procédures et activités administratives, ainsi que la documentation des bureaux de ces deux premiers directeurs.

 

Responsabilités

  • Organiser les activités quotidiennes des bureaux des deux premiers directeurs, établir les priorités, gérer les horaires des directeurs et assurer que les réponses aux demandes sont fournies au moment opportun.
  • Faire les réservations pour les réunions, les installations et les événements spéciaux, et coordonner les déplacements, les présences aux festivals, aux conférences et la participation à des panels.
  • Fournir un soutien administratif et de bureau complet.
  • Veiller à la conduite efficace des activités des deux bureaux, en assurant la coordination du travail des personnes au sein de l’unité et de la division.
  • Établir et entretenir de bonnes relations de travail avec les divers services de CBC/Radio-Canada, ainsi qu’avec d’autres personnes-ressources externes, incluant les distributeurs.
  • Coordonner les informations sensibles et confidentielles au sein des services.
  • Organiser et coordonner les réunions, les séances d’information et les autres rendez-vous, et y assister. Veiller à la préparation et à la distribution des ordres du jour, des documents, des procès-verbaux et des suivis requis.
  • Veiller à compléter, à préparer et à distribuer les rapports, les sommaires et d’autres documents de nature non routinière nécessitant une mise en page ou une présentation variée, détaillée ou compliquée.
  • Aider les premiers directeurs dans la gestion des projets en cours : conception de projets, collecte de données, élaboration et création des tableaux statistiques appropriés, traitement des données,  conception des planches, des graphiques et des tableaux.
  • Préparer, selon les besoins du moment, diverses notes et lettres et divers rapports nécessitant de rechercher et de rassembler des documents.
  • Produire des rapports, des états et des documents aux mises en page variées, détaillées et compliquées, à partir d’ébauches manuscrites et/ou d’instructions verbales.
  • Aider à tenir et à mettre à jour les documents et les bases de données confidentielles du service.
  • Créer et tenir à jour les systèmes de classification numérique.

 

Vous possédez :

  • Diplôme d’études postsecondaires.
  • Au moins deux à cinq ans d’expérience dans l’exécution de tâches administratives ou de coordination similaires.
  • Maîtrise de Gmail et de toutes les plateformes connexes.
  • Excellentes compétences informatiques avec toutes les applications de Microsoft Office, principalement Word, Excel et PowerPoint.
  • Capacité de gérer le suivi financier et la production des rapports, et d’aider à l’administration des projets de la direction.
  • Capacité de mettre en forme des rapports et de manipuler des données.
  • Excellentes habiletés d’organisation et de communication.
  • Solides aptitudes pour les relations interpersonnelles.
  • Capacité de travailler efficacement au sein d’une équipe.
  • Capacité de travailler de façon autonome et de prendre des initiatives.
  • Capacité de gérer de multiples priorités de façon efficace.
  • Discrétion, diplomatie et tact dans les communications avec les employés ou les gestionnaires de tous les échelons dans l’organisation.
  • Bilinguisme un atout (anglais et français).
  • Intérêt marqué pour les tendances et les stratégies en matière de contenu et de programmation - un atout.

Les candidats peuvent être soumis à des tests de compétences et de connaissances.

 

CBC/Radio-Canada est engagée à refléter la diversité canadienne.

 

À titre de chef de file de l’expression de la culture canadienne et de l’enrichissement de la vie démocratique du pays, nous devons afficher par tous les moyens la même diversité que le pays que nous servons, tant au sein de notre effectif qu’à l’antenne. En tant qu’employeur, nous valorisons l’égalité des chances et favorisons un milieu de travail inclusif, où nos différences individuelles sont non seulement reconnues et mises en valeur, mais se retrouvent également dans tous les services que nous offrons comme radiodiffuseur public du Canada. 

 

Pour plus d’information, visitez la section Talent et Diversité de notre site web institutionnel.

 

Si ce poste vous intéresse, postulez en ligne! Nous remercions les candidats de leur intérêt, toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.

 

SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/58a4c374d483f72a90daf98e/51fc022158b70066fae49ff7/fr

 

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Additional Details

Code: TOR05683
Category: Radio
Location:
CBC/Radio-Canada
Toronto
Toronto, ON, CA
M5V3G7
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Posted: Feb 16, 2017
Deadline: OPEN
Type: Full-time
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